Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Reiz Consulting UG (haftungsbeschränkt)
Thyssenstraße 4, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Deutschland
Vertreten durch: Denis Durakovic (Geschäftsführer)
Telefon: +49 721 66987675
E-Mail: info@gridtrace.de
Handelsregister: Amtsgericht Mannheim, HRB 744056

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf dieser Website nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfragen oder – mit Ihrer Einwilligung – zur Reichweitenmessung erforderlich ist. Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website gridtrace.de. Für die GridTrace-Web-App gelten die dort bereitgestellten Datenschutzinformationen; diese Website verarbeitet keine Login-, Projekt- oder Mandantendaten der App.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, gehostet. Die Server stehen in Deutschland. Um die Website an Ihren Browser auszuliefern, muss der Server technisch Ihre IP-Adresse sowie die angefragte Seite bzw. Datei verarbeiten. Das geschieht in unserem Auftrag und nur für die Dauer der Verbindung.
Zugriffsprotokolle (Access-Logs) haben wir für diese Website deaktiviert; Ihre IP-Adresse und Ihre Seitenaufrufe werden also nicht in Protokolldateien gespeichert. Unabhängig davon kann der Hoster zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherung seiner Infrastruktur kurzzeitig technische Verbindungsdaten verarbeiten; dies erfolgt im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung beim Aufruf ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Auslieferung der Website. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontakt- und Demoanfrage (Lead-Formular)

Wenn Sie unser Formular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen sowie optional Rolle, Projektschwerpunkt und Ihre Nachricht.
Zusätzlich speichern wir beim Absenden Ihre IP-Adresse in gekürzter Form (die letzten Stellen werden entfernt) sowie Datum und Uhrzeit; diese Angaben werden zusammen mit Ihrer Anfrage in der Benachrichtigungs-E-Mail an uns übermittelt. Die vollständige IP-Adresse wird dabei nicht gespeichert. Zweck ist der Schutz vor Missbrauch und Spam sowie der Nachweis, wann und von wo eine Anfrage eingegangen ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Missbrauchsabwehr und der Sicherheit unseres Kontaktkanals.
Die Formulardaten nutzen wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen).
Die Formulardaten werden durch ein eigenes Skript auf unserem Webspace bei ALL-INKL.COM (Deutschland, siehe Abschnitt 3) verarbeitet und per E-Mail an uns zugestellt.
Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail übernehmen wir zur Bearbeitung und Nachverfolgung in unsere Kundenverwaltung (CRM). Dafür nutzen wir HubSpot der HubSpot Ireland Limited, 2nd Floor, One Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland, und monday.com der monday.com Ltd., 6 Yitzhak Sadeh Street, Tel Aviv 6777506, Israel. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, Ihre Rolle, Ihren Projektfokus, Ihre Nachricht sowie Datum und Verlauf der Kommunikation. Die gekürzte IP-Adresse übernehmen wir nicht in das CRM. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Bearbeitung von Anfragen). Mit beiden Anbietern besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Daten können in Rechenzentren in der EU oder den USA gespeichert werden. Für Israel hat die EU-Kommission die Angemessenheit des Datenschutzniveaus festgestellt (Art. 45 DSGVO). Eine Verarbeitung durch Konzerngesellschaften oder Unterauftragsverarbeiter in den USA ist bei beiden Anbietern nicht auszuschließen. Sie erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Die Daten löschen wir nach den in diesem Abschnitt genannten Fristen.
Wir löschen Ihre Angaben, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Zusammenarbeit entsteht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die gekürzte IP-Adresse löschen wir spätestens nach 30 Tagen. Entsteht ein Vertrag oder gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB, § 147 AO), speichern wir die betroffenen Daten bis zum Ablauf dieser Fristen.
Formularinhalte werden nicht an Analysedienste übermittelt.
Zum Spam-Schutz verwenden wir ein unsichtbares Formularfeld; dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Werbliche E-Mails (Newsletter)

Wenn Sie sich über das Newsletter-Formular anmelden oder im Kontaktformular zusätzlich das freiwillige Newsletter-Feld angekreuzt haben, senden wir Ihnen Produktneuigkeiten und Fachbeiträge zu GridTrace per E-Mail (etwa alle zwei Wochen). Die Newsletter-Anmeldung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Double-Opt-in und Protokollierung: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen anklicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach spätestens 30 Tagen. Zum Nachweis Ihrer Einwilligung protokollieren wir Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, Ihre vollständige IP-Adresse, den Wortlaut der Einwilligung und die Quelle der Anmeldung. Dieses Protokoll wird ausschließlich beim Newsletter-Anbieter gespeichert; in der Benachrichtigungs-E-Mail zu Ihrer Anfrage erscheint die IP-Adresse nur gekürzt (siehe oben).

Erfolgsmessung: Unsere Newsletter enthalten ein kleines Zählpixel und personalisierte Links. Damit werten wir aus, ob und wann ein Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden, um unsere Inhalte zu verbessern. Diese Auswertung ist Teil Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn Sie das nicht möchten, können Sie den Newsletter abbestellen; eine getrennte Abmeldung nur von der Messung ist nicht vorgesehen.

Anbieter: Für den Versand nutzen wir rapidmail, einen Dienst der Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau, Deutschland. rapidmail verarbeitet Ihre E-Mail-Adresse, die Anmelde- und Protokolldaten sowie die Daten der Erfolgsmessung in unserem Auftrag auf Servern in Deutschland. Mit rapidmail besteht seit dem 24.10.2026 ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage, Widerruf, Speicherdauer: Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an uns. Nach der Abmeldung entfernen wir Ihre Adresse aus dem Verteiler. Das Einwilligungsprotokoll bewahren wir bis zu drei Jahre nach der Abmeldung auf, um die Rechtmäßigkeit früherer Versendungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Abwehr von Ansprüchen); in dieser Zeit wird die Adresse nicht mehr für Werbung genutzt.

5. E-Mail-Kommunikation

Für unsere E-Mail-Kommunikation, einschließlich des Empfangs von Formularanfragen unter info@gridtrace.de, nutzen wir Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Postfächer werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Dabei werden Absender- und Empfängeradressen, Zeitpunkte, Betreff, Inhalt und technische Übertragungsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Datenschutznachtrags von Microsoft (Data Protection Addendum) nach Art. 28 DSGVO. Ein Zugriff durch die Microsoft Corporation in den USA, etwa für Support oder Sicherheit, ist nicht auszuschließen; er erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von EU-Standardvertragsklauseln.

Ausgehende E-Mails werden zum Einfügen einheitlicher E-Mail-Signaturen über den Dienst CodeTwo Email Signatures 365 der CodeTwo sp. z o.o. sp. k., ul. Wolności 16, 58-500 Jelenia Góra, Polen, geleitet. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren von Microsoft Azure in Deutschland (Frankfurt). Die E-Mails werden dabei nur für die Dauer der Weiterleitung verarbeitet und nicht gespeichert; protokolliert werden lediglich Nachrichtenkennungen und Zeitstempel. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem einheitlichen geschäftlichen Auftritt). Mit CodeTwo besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

KI-gestützte E-Mail-Assistenz

Zur Verwaltung unserer E-Mail-Postfächer unter gridtrace.de und zur Unterstützung unserer E-Mail-Korrespondenz setzen wir einen KI-gestützten Software-Assistenten ein. Der Assistent hat über eine Microsoft-365-Anwendung Zugriff auf alle Postfächer @gridtrace.de, einschließlich info@gridtrace.de, wo Anfragen über unser Kontaktformular eingehen. Er kann E-Mails lesen, ordnen, bearbeiten und versenden.

Zwecke sind die Bearbeitung eingehender Nachrichten, die Vorbereitung von Antworten und die Unterstützung unserer geschäftlichen Kontaktaufnahme per E-Mail mit potenziellen Investoren und Käufern unserer Software.

Verarbeitet werden Inhalte und Metadaten von E-Mails (Absender, Empfänger, Betreff, Text, Anhänge), bei Formularanfragen insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rolle, Projektfokus, Nachricht und die gekürzte IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Bearbeitung Ihrer Anfrage geht, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung unserer Geschäftskorrespondenz).

Die Software läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland). Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. E-Mails werden auf dem Server nicht als Kopie abgelegt. Gespeichert werden Sitzungsverläufe und Protokolle des Assistenten, die E-Mail-Metadaten wie Absender- und Empfängeradressen enthalten können. Diese werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Für die Textverarbeitung nutzt der Assistent das Sprachmodell Claude im Rahmen unseres Geschäftskunden-Abonnements (Claude Team). Anbieter ist die Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland, die als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage ihres Data Processing Addendum tätig wird. Nach Angaben von Anthropic werden Inhalte aus geschäftlichen Produkten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, außer es wird ausdrücklich Feedback zu einzelnen Inhalten übermittelt. Anthropic speichert Daten in den USA; Anfragen können auch über Rechenzentren in Europa, Asien und Australien verarbeitet werden. Anthropic setzt weitere Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere Cloud-Anbieter (Google Cloud, Amazon Web Services, Microsoft Azure); die aktuelle Liste ist unter https://trust.anthropic.com/subprocessors abrufbar. Anthropic ist nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Data Processing Addendum sind. Die Daten werden bei Anthropic gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Werden Inhalte von den Sicherheitssystemen von Anthropic als Verstoß gegen dessen Nutzungsrichtlinien eingestuft, können sie dort bis zu 2 Jahre gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

6. Cookies, lokale Speicherung und Einwilligungsverwaltung

Technisch notwendige Speicherungen setzen wir nur ein, um Ihre Datenschutzauswahl zu speichern. Ihre Auswahl wird lokal in Ihrem Browser gespeichert (localStorage, Schlüssel gridtrace-cookie-consent-v2, bis Sie Ihre Auswahl ändern oder Ihren Browserspeicher löschen; bei Ablehnung zusätzlich sessionStorage, Schlüssel gridtrace-analytics-denied-v2, bis zum Schließen des Browserfensters) und nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und, soweit personenbezogene Daten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Optionale Dienste (Statistik) aktivieren wir nur, wenn Sie über „Analyse erlauben“ eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Vor Ihrer Entscheidung und wenn Sie ablehnen, wird kein Analyseskript geladen und es werden keine Daten an Analyseanbieter übertragen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern oder mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

7. Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mess-ID G-X6X7148F6T). Erst nach Ihrer Einwilligung lädt Ihr Browser das Skript von Google-Servern. Google verarbeitet dann insbesondere aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und Dauer, Interaktionen, Referrer, ungefähre Region sowie Geräte- und Browserinformationen und setzt pseudonyme Kennungen in Cookies. Die Cookies _ga und _ga_<ID> haben eine Laufzeit von bis zu 2 Jahren. IP-Adressen werden laut Google bei EU-Zugriffen nicht gespeichert. Google Signals sowie Werbe- und Personalisierungsfunktionen sind deaktiviert. Die Daten werden in Google Analytics höchstens 14 Monate aufbewahrt.
Zweck ist die Reichweitenmessung und Verbesserung der Website. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Beim Widerruf löschen wir erreichbare Analytics-Cookies.

8. Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verlinken wir auf unser Profil bei X; in Fachartikeln bieten wir zudem Teilen-Links für X und LinkedIn an. Es handelt sich um einfache Links ohne eingebundene Skripte; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

9. Empfänger und Drittlandübermittlung

Darüber hinaus geben wir Daten nur an öffentliche Stellen weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten.
Soweit Anbieter Daten in den USA verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission für nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Unternehmen (Art. 45 DSGVO) bzw. auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkreten Fristen sind in den Abschnitten oben genannt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenden Sie sich dazu an info@gridtrace.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der für uns zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe von Daten im Formular ist freiwillig. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Unternehmen können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die eingesetzten Dienste ändern.

Stand: Oktober 2026